3 strumenti per abbassare i costi di un’azienda

Il nemico comune delle aziende sono di solito le tasse e i costi. Sulle prime, difficilmente possiamo intervenire ma sulle seconde possiamo fare davvero tanto. Il 90% delle nuove imprese falliscono nei primi 3 anni perché non riescono a capire i loro costi o che cosa ci vuole per creare beni e servizi (e quindi valore) che hanno promesso. Almeno altre tre componenti contribuiscono a scoprire quali sono i costi che devi sostenere a regime (e non sulla carta come i numeri messi senza senso in un business plan).

Tuttavia, alcune aziende sviluppano una struttura organizzativa per ridurre al minimo i costi e di le loro strategie, tattiche sono in funzione ​​di questo obiettivo. In questo la tecnologia aiuta tanto, in quanto ci offre diverse soluzioni innovative in grado di diminuire i costi aziendali.

Uno di queste è la fatturazione elettronica (vedi Trusttechnologies). In Italia le fatture emesse ogni anno verso i privati sono circa 1,3 miliardi a cui si sommano circa un miliardo di fatture emesse verso i consumatori. Stiamo parlando di 2, 3 miliardi di fatture: un numero davvero esorbitante che, convertite in formato elettronico, consente di inaugurare nuove economie di scala.

Come sottolineano gli esperti, se oggi la percezione di molte imprese è che si tratti di un modo diverso per produrre un file, col tempo diventerà un modo diverso di gestire le informazioni sulle transazioni.

I vantaggi della fatturazione elettronica lato passivo, sono di ricevere file digitali strutturati, che evitano di doverli ricopiare a mano all’interno di un sistema, visto che è possibile leggerli e controllarli direttamente non appena arrivano. Significa togliere il data entry e dedicare il tempo delle persone a controllare la correttezza dei dati piuttosto che a scrivere su una tastiera. Nell’insieme, significa digitalizzare completamente, nell’emissione e nella conservazione, una fase cardine del Ciclo dell’Ordine, quella di Fatturazione, che non può non innescare il desiderio di produrre le fatture a partire da altri dati che derivano da specifici eventi: esiti di consegne, conferme d’ordine, ordini.

Il cloud, poi, offre diversi vantaggi alle aziende, come il cloud storage grazie al quale si possono archiviare e fare il backup di una grande quantità di dati in pochissimo tempo. Con il cloud computing potranno eseguire, per esempio, dei software pesanti da remoto. Infine con la parte di analytics ottengono dei vantaggi dall’elaborazione, l’analisi e la visualizzazione dei dati (vedi Dropbox).

Altro grande vantaggio riguarda l’utilizzo del fax online (ad esempio eFax Italy) che consente di risparmiare tempo e denaro rispetto all’utilizzo del fax tradizionale. Col fax online, infatti, si eliminano i costi legati all’utilizzo della linea telefonica dedicata, al consumo di carta e a quello di toner. Col fax online tutto si muove su internet in modo veloce, semplice e sicuro. Il fax online, infatti, utilizza la crittografia per proteggere i nostri documenti da attacchi hacker e dalle altre minacce presenti sul web.